A rotina de um bom síndico pode ser tudo, menos estável. Há sempre muitas atividades para realizar, desavenças entre condôminos para mediar, mal-entendidos a desfazer, informações importantes a comunicar… Pois é, realizar uma boa gestão de condomínio não é tarefa fácil!
A boa notícia é que existem boas práticas que, quando seguidas, facilitam esse processo.
Neste post, daremos algumas dicas para tornar a administração do condomínio mais eficiente. Confira!
Manter os condôminos informados
Uma comunicação eficiente e transparente é fundamental para manter a boa relação entre o síndico e os condôminos. É necessário que ambas as partes estejam em contato direto e que todas as pautas importantes do condomínio sejam informadas com clareza.
O síndico precisa estar sempre a postos para tirar eventuais dúvidas e explicar o motivo da tomada de cada decisão que afete a rotina dos moradores, desde a necessidade de pagamento de cotas extras até uma obra emergencial que precise ser feita.
Muitos condomínios contam com grupos no WhatsApp ou Telegram para agilizar a comunicação. Essa estratégia pode funcionar muito bem, mas é preciso estar atento ao teor das mensagens trocadas no grupo, para que uma simples reclamação não se transforme rapidamente em brigas e ofensas. Também é papel do síndico ficar de olho nesse tipo de conflito.
Porém, ter um grupo não basta: os principais comunicados e boletins devem ser fixados em áreas comuns, visíveis a todos os moradores, e também é recomendável manter contato por e-mail para divulgar qualquer informação importante relativa ao condomínio. Além disso, as reuniões de condomínio devem ser periódicas, para que todos estejam a par das regras e das decisões tomadas.
Dica: 4 regras de condomínio que todo síndico deve conhecer
Controlar os gastos na administração do condomínio
Uma das principais funções de um bom síndico é controlar os gastos e garantir que o orçamento do condomínio não seja estourado.
Além de controlar o valor das cotas de condomínio, o pagamento dos funcionários e o investimento em melhorias, o bom administrador também precisa ser capaz de criar um planejamento estratégico aprovado por todos.
Para fazer a gestão de maneira efetiva, o síndico deve ser extremamente organizado, arquivando documentos, recibos, notas fiscais, orçamentos, atas de reuniões e outros comprovantes.
Também é interessante manter uma planilha com todos os setores do condomínio, como segurança, limpeza, manutenção e reformas, para que se possa saber claramente o quanto está sendo investido em cada área.
Esse controle é fundamental para uma boa gestão e, evidentemente, entra no rol das informações essenciais que precisam ser comunicadas com agilidade e clareza aos condôminos, conforme ressaltamos no tópico anterior.
Essa transparência proporciona um relacionamento mais saudável entre todos, e traz tranquilidade aos moradores, pois eles sabem exatamente como está a saúde financeira do condomínio e onde o dinheiro de suas cotas condominiais está sendo investido.
Apostar no diálogo para mediação de conflitos
Quem nunca se desentendeu com algum vizinho que atire a primeira pedra. Reclamações sobre barulho, vaga na garagem, cachorro fazendo necessidades nos espaços coletivos e outras queixas são muito comuns na rotina do condomínio, e as discussões entre condôminos podem se agravar e virar um verdadeiro inferno.
Para evitar que esse tipo de situação evolua e se torne insustentável, o síndico deve ter sensatez e equilíbrio na hora de mediar conflitos, sabendo exatamente quando deve se envolver e que medidas tomar para resolver o problema.
Por exemplo, é essencial ter um controle sobre as reclamações já feitas e acompanhá-las de perto, intervindo quando necessário e sempre dando retorno às queixas e solicitações. Nesse sentido, pode ser mais prático adotar uma plataforma online para esse registro do que continuar com o velho caderninho de reclamações, mas o importante é não ignorar as demandas dos condôminos.
Na dúvida, investir no diálogo é sempre a melhor opção, e cabe ao síndico tomar para si a responsabilidade de acalmar os ânimos e manter a paz no condomínio.
Conscientizar todos sobre a acessibilidade
Felizmente, a acessibilidade tem se tornado uma pauta cada vez mais relevante. De acordo com dados do IBGE, o Brasil conta com mais de 17 milhões de pessoas com deficiência. Além disso, não se pode deixar de lado a população de idosos, que, muitas vezes, apresenta dificuldades de locomoção. Por isso, os condomínios precisam se adequar às normas de acessibilidade, a fim de tornar a rotina dessas pessoas mais confortável.
Além de promover melhorias estruturais para tornar o prédio mais acessível às pessoas com deficiência, também é função do síndico informar e conscientizar os moradores acerca dessa questão, para estabelecer um ambiente mais empático no que diz respeito à acessibilidade.
Estar atento às novas oportunidades de melhorias para o condomínio
Uma das tarefas essenciais de um síndico é ficar atento à necessidade de melhorias e manutenção no prédio. Afinal, é muito mais barato investir em prevenção do que em consertos ou obras de emergência, além de evitar muita dor de cabeça.
Por essa razão, o síndico deve procurar fazer ajustes periódicos que facilitem o dia-a-dia e melhore a qualidade de vida de todos os habitantes do condomínio, como, por exemplo, investir em lâmpadas mais econômicas, modernizar os elevadores quando possível, adotar um sistema de segurança (como câmeras nas áreas comuns), dentre outras pequenas melhorias que estejam dentro do orçamento.
Uma sugestão interessante, que pode gerar mais economia, segurança e praticidade, é considerar a troca de um sistema de medição de gás coletivo por um sistema de medição individual.
Alguns condomínios antigos ainda adotam a leitura coletiva do uso do gás que, posteriormente, é rateado entre todas as unidades. Entretanto, essa prática não é muito vantajosa, porque gera desperdício e dificulta o controle sobre eventuais vazamentos, pondo em risco a segurança.
Além disso, a aferição individual acaba sendo mais justa, já que cada condômino paga apenas pelo que efetivamente consumiu. Para o síndico, a leitura individual do gás também é benéfica, porque permite o acompanhamento dos dados de consumo, o que facilita sua vida na hora de fechar o mês.
Caso seu condomínio ainda não adote o método de medição individual de gás, estude a possibilidade de fazer a migração e melhore sua gestão condominial. A Consigaz pode ajudar nesse processo, afinal, o gás é um recurso indispensável para as famílias, e fundamental para a manutenção de um ambiente harmonioso entre os condôminos.
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